EL CATÁLOGO DE CUENTAS DIGITAL
Introducción
La práctica de la contabilidad ha
ido evolucionando a través de los tiempos, desde la edad antigua, donde los
registros contables se realizaban en tablillas de barro, hasta los tiempos
actuales donde usualmente ocupamos un equipo de cómputo para dichos registros.
La tecnología ha servido de base
para la evolución de la contabilidad, y con ello han surgido de las
universidades nuevas eras de contadores cuyo propósito es ejercer la contaduría
con las máximas cualidades que requiere el mercado laboral.
Asimismo las autoridades fiscales no
son indiferentes ante esta evolución, ya que los avances tecnológicos tienden a
facilitar el cumplimiento de sus actividades. Esto es posible con la
implementación de la capacitación para la el personal.
Uno de los cambios más
significativos de los últimos tiempos es la “Contabilidad Electrónica”, el cual
se basa en él envió de información de 3 elementos básicos, los cuales son los
siguientes:
- Catálogo de Cuentas
- Balanza de Comprobación
- Registros Contables (a requerimiento de la autoridad)
Por su importancia como guía de las
cuentas de la contabilidad, en esta ocasión el tema a tratar es el “Catalogo de
Cuentas”.
¿Qué es el catálogo de cuentas?
Mas es un reporte se trata de una
herramienta de trabajo indispensable para el ejercicio de la práctica contable,
ya que a través del catálogo los usuarios de la contabilidad pueden
familiarizarse de forma eficaz con las principales cuentas que se manejan en
una entidad.
El catálogo tiene un orden y este se
basa en la naturaleza de la cuenta de conformidad con lo siguiente:
- Activo.
- Pasivo.
- Capital.
- Ingresos.
- Costos.
- Gastos.
- Cuentas de orden.
Se puede definir al catálogo e
cuentas como la herramienta que surge de la contabilidad y muestra las cuentas
de una entidad económica de forma ordenada en un listado que sirve de guía para
los usuarios de la contabilidad.
El catálogo de cuentas elaborado
correctamente auxilia a la persona encargada del registro de las operaciones,
no obstante un catálogo elaborado sin los conocimientos técnicos contables o
bien, sin una correcta estructura puede desembocar en la pérdida del control de
las cuentas integrantes de la contabilidad. Es por lo anterior que a
continuación se presentan algunas recomendaciones para la elaboración del
catálogo de cuentas:
- La captura de las cuantas que debe realizarse ocupando un mismo criterio de escritura, es decir, establecer mayúsculas o minúsculas.
- La clasificación debe estar estructurada con anticipación.
- Las cuentas deben estar correctamente definidas.
- Se clasificará a las cuentas de lo general a lo particular.
- Evitar las limitaciones, ya que el catálogo puede expandirse.
- Se debe presentar en orden.
Un catálogo de cuentas útil debe de cumplir
como mínimo los siguientes requisitos:
- Clasificar las cuantas que afectan a la entidad.
- Facilitar la labor de la persona que captura las operaciones.
- Utilizar como instrumento de control de activos.
- Reflejar un panorama general de las actividades de la entidad.
Situación actual del “Catálogo de Cuentas”
En la actualidad los contribuyentes
se enfrentan a los avances tecnológicos implementados por las autoridades
fiscales, es por ello que deben adecuar los catálogos de cuenta de conformidad
con las disposiciones emitidas por la autoridad.
Como se observó a lo largo del año
2014, el envío de la contabilidad electrónica es un tema que ocupa a los
contribuyentes el cual está fundamentado la fracción IV del artículo 28 del Código
Fiscal de la Federación,
el cual establece lo siguiente:
Artículo 28.- Las personas que
de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar
contabilidad, estarán a lo siguiente:
I...
IV. Ingresarán de
forma mensual su información contable a través de la página de Internet del
Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter
general que se emitan para tal efecto.
Si bien el C.F.F. nos establece que
es obligación de los contribuyentes ingresar la información contable de forma
mensual a través de la página del SAT, surge la duda ¿el Catalogo de Cuentas es
considerada información contable?
Lo anterior es una duda valida, no
obstante el Reglamento del Código Fiscal de la Federación en
la fracción I del Inciso A del artículo 33, establece cuales son los elementos
que forman parte de la contabilidad.
Artículo 33 del RCFF.- Para los efectos
del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente:
A. Los documentos e información que integran la contabilidad son:
I. Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asiento;…
A. Los documentos e información que integran la contabilidad son:
I. Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asiento;…
REGLAS DE CARÁCTER GENERAL Y EL CATÁLOGO DE CUENTAS
Las reglas de carácter general mencionadas en la fracción
IV del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, son las establecidas en
la “RESOLUCIÓN Miscelánea Fiscal para 2015”
las cuales establecen lo siguiente:
Regla 2.8.1.4. Para los
efectos de los artículos 28, fracción III del CFF y 33, apartado B, fracciones
I, III, IV y V y 34 de su Reglamento, los contribuyentes que estén obligados a
llevar contabilidad y a ingresar de forma mensual su información contable a
través de la página de Internet del SAT, con excepción de los contribuyentes
que tributen en el RIF, así como de aquellos contribuyentes que tributen
conforme al Capítulo III del Título IV, y el artículo 100, fracción II, ambos
de la Ley del ISR, que registren sus operaciones en el módulo de contabilidad
de la herramienta electrónica “Mis cuentas”, deberán llevarla en sistemas
electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan
lo siguiente:
I. Catálogo de cuentas
utilizado en el periodo, conforme a la estructura señalada en el Anexo 24,
apartado A; a este se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas
del SAT contenido en el apartado B, del mismo anexo.
Los contribuyentes deberán
asociar en su catálogo de cuentas los valores de la subcuenta de primer nivel
del código agrupador del SAT, asociando para estos efectos, el código que sea
más apropiado de acuerdo con la naturaleza y preponderancia de la cuenta o
subcuenta del catálogo del contribuyente.
El catálogo de cuentas será el
archivo que se tomará como base para asociar el número de la cuenta de nivel
mayor o subcuenta de primer nivel y obtener la descripción en la balanza de
comprobación, por lo que los contribuyentes deberán cerciorarse de que el
número de cuenta asignado, corresponda tanto en el catálogo de cuentas como en
la balanza de comprobación en un período determinado.
Los conceptos del estado de
posición financiera, tales como: activo, activo a corto plazo, activo a largo
plazo, pasivo, pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo, capital; los
conceptos del estado de resultados tales como: ingresos, costos, gastos y
resultado integral de financiamiento, así como el rubro cuentas de orden, no se
consideran cuentas de nivel mayor ni subcuentas de primer nivel.
El catálogo de cuentas de los
contribuyentes, para los efectos de esta fracción, se enviará al menos a nivel
de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel con excepción de los
contribuyentes que en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel
mayor, en cuyo caso deberá asociarse a nivel de subcuenta de primer nivel del
código agrupador publicado en el Anexo 24, Apartado B.
De lo anterior se enunciaran los puntos finos referentes
al envío del catálogo de cuentas:
- No están obligados al envío los contribuyentes que tributen conforme al Capítulo III del Título IV (ingresos por arrendamiento y en general por el uso o goce temporal de bienes inmuebles), y el artículo 100, fracción II(prestación de servicios profesionales) , ambos de la Ley del ISR y que registren sus operaciones en el módulo de contabilidad de la herramienta electrónica “Mis cuentas”.
- Los sistemas electrónicos deben contar con la capacidad de generar archivos en formato XML.
- Se debe utilizar la estructura establecida en el anexo 24 apartado A.
- Las cuentas deben estar asociadas.
- Se utilizara el catálogo de cuentas como base para obtener la descripción de la balanza de comprobación.
- Se enviará al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel con excepción de los contribuyentes que en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel mayor.
Asimismo en la Regla 2.8.1.5. de la misma Resolución
Miscelánea se establece que el catálogo
de cuentas deberá ser enviado de forma mensual a través de la página de
Internet del SAT en los dos supuestos siguientes:
- Por primera vez cuando se entregue la primera balanza de comprobación.
- En caso de que se modifique el catálogo de cuentas al nivel de las cuentas que fueron reportadas, éste deberá enviarse a más tardar al vencimiento de la obligación del envío de la balanza de comprobación del mes en el que se realizó la modificación.
Es por ello que cobra relevancia lo establecido en el
artículo TERCERO de la “SÉPTIMA
Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014”,
referente a las fechas del primer envío de la balanza de comprobación, de las
cuales puede interpretar que el envío del catálogo de cuentas atenderá a lo
siguiente:
De acuerdo a la RESOLUCIÓN Miscelánea Fiscal para 2015 la
fecha de entrega del catálogo de cuentas atenderá a lo siguiente:
La entrega de la información es a través del Buzón
Tributario, en el apartado Contabilidad electrónica; el envío debe hacerse con
firma electrónica, y en formato XML y deberá tener las cuentas de nivel mayor y
subcuenta (niveles 1 y 2).
Si el envío es exitoso recibes un acuse de recepción, sin
embargo, cuando los archivos tienen errores informáticos, recibes un aviso a
través del Buzón Tributario para que, dentro de los tres días hábiles siguientes,
corrijas esa situación y los envíes nuevamente.
Atributos del Catálogo de Cuentas (Anexo 24)
De acuerdo al Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal
para 2014, el catálogo de cuentas debe contener los siguientes atributos:
- Versión. La cual deberá partir de la 1.0.
- RFC del contribuyente.
- Mes
- Año
- Sello
- noCertificado
- Certificado
- Código agrupador de cuentas, de acuerdo al catálogo publicado por el SAT.
- Número de la cuenta.
- Descripción de la cuenta.
- Subcuentas, clave de la cuenta a la que pertenece.
- Nivel en que se encuentra la cuenta.
- Naturaleza de la cuenta (D – Deudora, A – Acreedora).
Básicamente el anexo 24 contiene códigos con lenguaje
informático, con el fin de que los programadores puedan desarrollar el Catálogo
de Cuentas con las especificaciones de la autoridad.
El archivo XML con la información del catálogo de cuentas
deberá enviarse comprimido en formato ZIP con la nomenclatura siguiente:
Personas Morales
Personas Físicas
Conclusiones:
La contabilidad siempre ha sido
útil para determinar la situación de las entidades, actualmente con las
reformas referentes al envío de la contabilidad electrónica la autoridad tendrá
prácticamente la mayoría de la información contable.
Cumplir en
tiempo y forma con las obligaciones
fiscales representa una tranquilidad para los obligados, el hacer caso a lo
dispuesto por la autoridad le ahorra al contribuyente erogaciones por concepto
de sanciones administrativas.
La
obligación de reportar la contabilidad electrónica estuvo estipulada para el
ejercicio 2014, sin embargo las prórrogas orillaron a la publicación del escalonamiento
de la obligación, sin embargo los contribuyentes causantes del envió de
información deberán estar preparados en infraestructura, asimismo contar con un
software que genere los archivos xml que serán enviados a través del
portal del SAT.
No hay comentarios.:
Publicar un comentario